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項(xiàng)目經(jīng)理跨部門溝通的6個(gè)原則

作者:
安徽新天源建設(shè)咨詢有限公司
最后修訂:
2020-05-29 09:11:47

摘要:

對項(xiàng)目經(jīng)理來說,跨部門溝通不良,可能會對項(xiàng)目造成嚴(yán)重影響。


你認(rèn)為十萬火急的事,到了其他部門那里,竟然成了芝麻綠豆大的事;原本應(yīng)該合作解決的問題,到了跨部門會議上,又淪為各彈各的調(diào),找不到共識。


到底,在不同部門各有不同立場與利益的情況下,怎樣才能把話說清楚,把項(xiàng)目做好呢? 


以下幾點(diǎn)供你參考。


溝通前先做好準(zhǔn)備

1



在跟同事討論事情之前,先把一些基本問題想清楚,不要毫無準(zhǔn)備就去,否則很可能得不到你想要的東西。


下面的幾個(gè)問題應(yīng)該事先想清楚:




你希望對方幫你做什么事?


你認(rèn)為他會要求你做什么?


如果對方不同意你提出來的做法,有沒有其它選擇方案?


如果雙方?jīng)]共識,你會有什么后果?對方又會有什么后果?


做好準(zhǔn)備,才能應(yīng)對溝通中的變數(shù)。




了解其它部門的語言

2



跨部門溝通不良,很多時(shí)候都是“語言不通”所引起。比如,技術(shù)部平常講的是“相同語言”,他們非常清楚自己部門的規(guī)則、目標(biāo)與期望。同樣地,財(cái)務(wù)、人資等部門,也有自己的語言與觀點(diǎn)。因此,想要溝通順暢,前提就是“聽懂對方的語言”。


了解其他部門語言的一個(gè)重要方法是換位思考,試著站在對方的立場思考:




這么做,對業(yè)務(wù)部的業(yè)績有幫助嗎?


如果我是他,會接受這種做法嗎?


這個(gè)方法真的有用嗎?


跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機(jī)率降到最低。此外,頻繁的互動(dòng)有助于建立彼此的熟識度,讓你更容易設(shè)身處地想問題。因此,時(shí)不時(shí)的跟其它部門的領(lǐng)導(dǎo)和同事吃吃飯、聊聊天,有好無壞。




開誠布公是最好的對策

3



在公司里,你面對的是需要長期共事的同事,不是一錘子買賣,因此,凡事以誠實(shí)為上策,最忌欺騙、隱瞞事實(shí),破壞信任關(guān)系。部門間一旦缺乏信任感,會加重彼此的防御心,溝通時(shí)就會有所保留,甚至隱藏一些重要信息。


相反,互信會讓雙方在溝通時(shí)流暢一些,他們會明白說出自己的需求與考慮,并且提高合作意愿,共同解決問題。


誠信溝通有四個(gè)要素:




錯(cuò)的不要解釋。


務(wù)必不要爭。


不打斷對方說話。


微笑再微笑。




呈現(xiàn)事實(shí),專注中心議題

4



讓溝通聚焦的最好方式,就是呈現(xiàn)具體事實(shí),引導(dǎo)人們迅速將注意力放在中心議題上,減少不當(dāng)?shù)囊軠y。


《哈佛商業(yè)評論》指出,事實(shí)可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。在缺乏事實(shí)的情況下,個(gè)人動(dòng)機(jī)可能會遭到猜疑。但“事實(shí)就是事實(shí)”,它不是出自人的幻想或自私的欲望,因此,提出事實(shí)可以創(chuàng)造一種強(qiáng)調(diào)議題,而非人身攻擊的氛圍。




確保溝通信息無誤

5



當(dāng)你針對某個(gè)項(xiàng)目或議題,進(jìn)行完跨部門溝通后,務(wù)必要向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)清楚傳達(dá)最新進(jìn)度與信息。很多時(shí)候,跨部門會議中所決定的事項(xiàng),必須交由各部門的一線人員去執(zhí)行,因此,一定要確保所有信息傳達(dá)無誤,才不會讓好不容易達(dá)成的共識大打折扣。


為了確保溝通信息無誤,項(xiàng)目經(jīng)理可以利用以下幾個(gè)方法:




向?qū)Ψ街貜?fù)溝通中的主要內(nèi)容。


利用澄清的方式提出不明白的內(nèi)容。


談?wù)撝攸c(diǎn)議題時(shí)盡量不要打斷對方講話。




善用幽默

6



幽默可以當(dāng)做溝通時(shí)的緩沖劑,也可視為一種防御機(jī)制。當(dāng)你必須呈現(xiàn)可能會觸犯到他人的事實(shí),或是要溝通棘手訊息時(shí),以輕松或幽默的方式來傳達(dá),比較能保留對方的面子,也有助于正面的溝通。


幽默使用法則的四條禁忌:




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不以人身攻擊。


不涉及組織敏感話題。


幽默有度,點(diǎn)到即止。


俗話說,不懂幽默的項(xiàng)目經(jīng)理不是好鼓勵(lì)師~